SOP UPK   Leave a comment

STANDAR OPERASIONAL ( SOP )

UPK KECAMATAN MAJENANG

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT

MANDIRI PERDESAAN (PNPM-MPd)

KECAMATAN MAJENANG KABUPATEN CILACAP

PROVINSI JAWA TENGAH

 

STANDAR OPERASIONAL & PROSEDUR UNIT PENGELOLA KEGIATAN

(SOP UPK)

 

PENDAHULUAN

 

  • Latar Belakang

Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perdesaan (PNPM-MPd) merupakan salah satu upaya mempercepat penanggulangan kemiskinan di desa yang dilakukan melalui pembangunan/rehabilitasi sarana prasarana fisik, sosial, ekonomi serta penyediaan modal usaha bagi masyarakat miskin untuk pendanaan kegiatan ekonomi. Pendanaan kegiatan PNPM-Pd dimanfaatkan oleh masyarakat di masing-masing kecamatan sehingga kepemilikan hasil PNPM-MPd adalah milik masyarakat dengan asas pengelolaan dari oleh untuk masyarakat (DOUM).

Dalam rangka untuk melestarikan kelembagaan-kelembagaan yang telah dibangun oleh PNPM-MPd dan hasil-hasil PNPM-MPd terutama dana bergulir yang dikelola oleh Unit Pengelolaan Kegiatan (UPK) diperlukan ketentuan yang mengatur tentang tata laksana  pelestarian dan perlindungan hasil PNPM-MPd agar tetap dapat berkelanjutan (sustainable).

Unit Pengelola Kegiatan (UPK) sebagai pelaksana mandat Badan Kerjasama Antar Desa yang diputuskan melalui Forum MAD agar dalam pengelolaan dan pertanggungjawaban dana tetap berdasarkan pada aturan dan ketentuan PNPM-MPd, maka diperlukan pedoman atau standard operasional dan prosedur bagi Unit Pengelola Kegiatan (UPK).

 

  • Tujuan

a)       Sebagai pedoman dasar dan penetapan standar kerja UPK.

b)       Sebagai pedoman dasar pengelolaan UPK terkait dengan pola perguliran.

c)       Sebagai pedoman dasar pengelolaan UPK terkait dengan penguatan dan pengembangan kelompok.

d)       Menjadi acuan pengelolaan pinjaman bermasalah untuk memperkuat kinerja pengelolaan.

e)       Menjadi pedoman dasar pengembangan UPK terkait dengan penilaian kesehatan kelembagaan.

f)        Menjelaskan keberadaan kelembagaan pendukung operasional UPK.

g)       Untuk melindungi dana yang dikelola Unit Pengelola Kegiatan (UPK).

h)       Unit Pengelola Kegiatan mempunyai pedoman dalam pengelolaan dan pertangggungjawaban dana bergulir.

i)         Pengelolaan dana bergulir tetap berdasarkan tujuan, prinsip dan aturan pokok perguliran yang sesuai dengan ketentuan PNPM-MPd.

j)         Dana bergulir dikelola sebagai penguatan lembaga dan efektifitas penggunaan dana.

k)       Sebagai pedoman Pemerintah Daerah dalam pembinaan, perlindungan, pelestarian dan pengembangan UPK.

 

  • Dasar
  1. Undang Undang Nomer 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah.
  2. Peraturan Pemerintah nomer 72 tahun 2005 tentang Pemerintahan Desa.
  3. Keputusan menteri koordinator bidang kesejahteraan rakyat selaku ketua tim koordinasi penanggulangan kemiskinan No: 25/kep/menko/kesra/vii/2007 tentang pedoman umum program nasional pemberdayaan masyarakat mandiri (PNPM Mandiri).
  4. Petunjuk Teknis Operasioanal ( PTO PNPM Mandiri Perdesaan ).
  5. Keputusan Badan Kerjasama Antar Desa Kecamatan Majenang.

 

STANDAR KERJA UPK

  1. I.                    Uraian tugas UPK

Melaksanakan semua uraian tugas sesuai dengan kepengurusanya.

1.1         Tugas umum Pengurus UPK

  1. Bertanggung jawab terhadap seluruh pengelolaan dana PNPM Mandiri Perdesaan di kecamatan.
  2. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan administrasi dan pelaporan seluruh transaksi kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan.
  3. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan dokumen PNPM Mandiri Perdesaan baik yang bersifat keuangan maupun non keuangan.
  4. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan dana bergulir dari BLM yang dialokasikan untuk kegiatan SPP, maupun sumber dana lain dari program pemerintah dan swasta.
  5. Melakukan pembinaan terhadap kelompok peminjam.
  6. Melakukan sosialisasi dan penegakan prinsip-prinsip PNPM Mandiri Perdesaan dalam perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian PNPM Mandiri Perdesaan bersama dengan pelaku lainnya.
  7. Melakukan administrasi dan pelaporan setiap transaksi baik keuangan ataupun non-keuangan yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan program.
  8. Membuat perencanaan keuangan (anggaran) dan rencana kerja sesuai dengan kepentingan program yang disampaikan  pada MAD.
  9. Membuat pertanggung jawaban keuangan dan realisasi rencana kerja pada MAD sesuai dengan kebutuhan.
  10. Melakukan evaluasi dan pemeriksaan langsung Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Laporan Penggunaan Dana  (LPD) yang dibuat oleh desa dalam setiap tahapan proses PNPM Mandiri Perdesaan dan sesuai dengan ketentuan.
  11. Melakukan bimbingan teknis dan pemeriksaan secara langsung administrasi dan pelaporan  pelaku desa.
  12. Melakukan fasilitasi kerjasama dengan pihak luar/pihak lain dalam kaitannya dengan pengembangan potensi wilayah.
  13. Melakukan penguatan kelompok peminjam dalam kelembagaan,  pengelolaan keuangan, pengelolaan pinjaman, dan memfasilitasi pengembangan usaha kelompok atau pemanfaat.
  14. Membantu pengembangan kapasitas pelaku program melalui pelatihan, bimbingan lapangan, dan pendampingan dalam setiap kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan.
  15. Mendorong transparansi dalam pengelolaan keuangan, pengelolaan pinjaman, perkembangan program dan informasi lainnya melalui papan informasi dan menyampaikan secara langsung kepada pihak yang membutuhkan.
  16. Melakukan fasilitasi (bersama pelaku lain) penyelesaian permasalahan-permasalahan yang menyangkut perencanaan, pelaksanaan, dan pelestarian PNPM Mandiri Perdesaan.

1.2         Tugas Khusus

1.2.1.        Ketua UPK

  1. Memimpin rapat/pertemuan UPK mewakili organisasi dalam pertemuan dengan aparat terkait.
  2. Menyetujui atau menolak pengajuan dana baik dari sekretaris maupun bendahara.
  3. Menandatangani surat-surat laporan, pencairan dari bank, pembukaan rekening, pencairan ke desa, kuitansi-kuitansi dan perjanjian dengan pihak lain, specimen rekening dana kolektif, dana operasional UPK, DOK, dan dana pengembalian.
  4. Pemeriksaan RPD dan LPD.

1.2.2          Sekretaris UPK

  1. Bertanggungjawab atas segala kearsipan dokumen baik yang menyangkut masalah keuangan PNPM-MPd dan proses kegiatan PNPM-MPd.
  2. Menempelkan/memberikan informasi tentang pertanggung jawaban keuangan, informasi kegiatan kepada masyarakat melalui papan informasi dan media informasi lainya.
  3. Mencatat proses dan hasil keputusan rapat.
  4. Mengisi dan mencatat agenda harian.
  5. Bertindak sebagai humas bila ketua berhalangan.
  6. Mengelola inventaris.
  7. Merencanakan pengadaan administrasi kantor.
  8. Membuat surat.

1.2.3          Bendahara UPK

  1. Mencatat setiap transaksi keuangan.
  2. Membuat laporan keuangan.
  3. Memegang dan menyimpan semua rekening bank dana PNPM-MPd.
  4. Memegang dan menyimpan uang kas atas persetujuan ketua.
  5. Membuat perencanaan keuangan dan anggaran atas persetujuan ketua.
  6. Mengisi form-form laporan keuangan.
  7. Menyetor dan mengambil uang di bank atas persetujuan ketua.
  8. Menandatangani kwitansi atas persetujuan ketua.

1.2.4          Staf Lain UPK

  1. Menyesuaikan kebutuhan (Pertimbangan Ketua UPK beserta BP-UPK)
    1. II.                  Jam kerja

I.1   Kegiatan Kantor

  • Senin s/d Kamis, 08.00 s/d 15.00 WIB.
  • Jum’at s/d Sabtu, 08.00 s/d 11.30 WIB.
  • Atau menyesuaikan dengan kebutuhan masyarakat.

I.2   Kegiatan Angsuran Kelompok

  • Senin s/d Kamis, 08.00 s/d 14.30 WIB
  • Jumat, 08.00 s/d 11.30 WIB
  1. III.                Rencana kerja
    1. UPK harus mempunyai rencana kerja.
    2. Cuti melahirkan maksimal 3 bulan bisa diambil didepan atau dibelakang.
    3. Cuti tahunan 12 hari, bagi pengurus UPK yang minimal masa kerjanya sudah satu tahun, termasuk hari raya dan tidak boleh diambil sekaligus dan secara bersamaan.
    4. Ijin cuti harus membuat surat tertulis ditujukan ke PJOK atau BKAD.
    5. IV.                Hak atas Honor UPK
      1. Besarnya honor diatur berdasarkan keputusan MAD sesuai dengan jabatanya.
      2. Honor pengurus UPK diambilkan dari BOP UPK.
      3. Transport kunjungan lapangan besarnya berdasarkan keputusan MAD.
      4. Hak atas bonus, diambil dari surplus bersih tahunan sesuai hasil keputusan MAD maksimal 5 % atau 2 kali honor yang diterima setiap bulan (diambil yang paling rendah).
      5. Tunjangan hari raya (THR) besarnya sama dengan 1 kali honor yang diterima setiap bulannya. Tunjangan ini khusus bagi pengurus yang masa kerjanya sudah diatas 1 tahun.
      6. V.                  Sistem Pembayaran
        1. Honor diberikan paling lambat tanggal 3 setiap bulan.
        2. Transport kunjungan lapangan yang diberikan selama satu bulan per pengurus UPK yaitu maksimal menyesuaikan jumlah desa dalam satu kecamatan dibuktikan dengan bukti kunjungan.
        3. Bonus diberikan sekali dalam satu tahun dari alokasi surplus bersih setelah tutup buku tahun berjalan sebesar maksimal 5 % kali surplus bersih atau 2 kali honor yang diterima setiap bulan (diambil yang paling rendah)
        4. VI.                Perekrutan dan Perjanjian Kerja
          1. Berdasarkan hasil evaluasi kebutuhan pengurus UPK apabila dipandang  perlu maka diadakan proses rekruitmen yang diawali dengan pengumuman kebutuhan tenaga kerja (lowongan pekerjaan), pendaftaran dan proses seleksi. Peserta yang diperbolehkan mendaftar adalah berdomisili di wilayah kecamatan setempat dengan dibuktikan memiliki KTP. Sedangkan kepanitiaan proses rekruitmen dibahas dan diputuskan dalam musyawarah kelembagaan, bersama fasilitator dan PjOK Kecamatan.
          2. Masing – masing pengurus UPK diikat dalam suatu pernjanjian kerja yang dievaluasi dalam setiap tahun dan dapat diperpanjang hingga usia 56 tahun.
          3. VII.              Pelaporan

Pengurus UPK setiap bulannya wajib membuat laporan untuk Fasilitator Kabupaten, kelembagaan dan arsip UPK. Laporan harus menggambarkan kegiatan selama satu bulan penuh meliputi laporan keuangan dan kegiatan yang telah dilaksanakan serta rencana kegiatan bulan berikutnya dan laporan ditutup tiap akhir bulan. UPK juga mempunyai kewajiban untuk memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat sebagai bentuk pengembangan sikap transparan. Mengenai jenis pelaporan beserta penjelasannya, diatur dalam Bab Keuangan UPK.

  1. VIII.            Evaluasi Kinerja Pengurus UPK

Evaluasi kinerja UPK dilakukan oleh BP-UPK, PJOK serta FK dan FasKab. Hasil evaluasi disampaikan ke masyarakat melalui forum MAD. Adapun hasil evaluasi tersebut sebagai dasar pertimbangan forum untuk memutuskan laporan pertanggungjawaban UPK diterima, ditolak atau diterima dengan catatan. Evaluasi ini dilakukan setiap akhir tahun anggaran.

Jika fasilitator (kecamatan dan kabupaten), specialis (provinsi dan nasional), dan tim koordinasi (kabupaten, provinsi dan pusat) dalam supervisi, monitoring dan evaluasi untuk pengelolaan dana bergulir menemukan yang hal-hal tidak sesuai dengan ketentuan program atau mengancam pelestarian dapat memberikan rekomendasi-rekomendasi yang mengarah kepada perbaikan (misalnya : penghentian operasional sementara sampai ada upaya perbaikan yang sesuai ketentuan program, atau penggantian pengurus UPK).

  1. IX.                Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja UPK

Berdasarkan hasil evaluasi kinerja dan pertimbangan forum, maka UPK bisa dilakukan pemutusan hubungan kerja.

Jika BP-UPK, dan atau FK/FT/FasKab menemukan adanya pelanggaran prosedur oleh UPK maka prosedur yang ditempuh, yaitu :

  1. Pengurus UPK diberi hak klarifikasi hasil temuan tersebut kepada BKAD, BP-UPK, PJOK,  FK dan FasKab.
  2. BP-UPK, PjOK, FK dan FasKab akan memberikan rekomendasi terhadap hasil temuan dan klarifikasi yang diberikan UPK.
  3. Rekomendasi tersebut dipakai sebagai bahan pertimbangan forum MAD untuk mengambil keputusan.
  4. Pengurus UPK yang mengundurkan diri atau PHK diwajibkan mengadakan serah terima pekerjaan kepada BKAD.
  5. Pengurus UPK yang mengundurkan diri atau PHK memiliki hak untuk menerima pesangon. Besarnya pesangon diatur dalam forum MAD atau forum kelembagaan atau dapat mengacu pada tata aturan perundang-undangan yang berlaku.

♦     Katagori Pelanggaran Kode Etik

  1. Pengurus UPK menggunakan uang UPK untuk kepentingan pribadi.
  2. Pengurus UPK meminjam uang di kelompok dimana dia berdomisili dengan atas nama pribadi ataupun orang lain.
  3. Pengurus UPK meminjam uang di kelompok yang bukan tempat berdomisili dengan  atas nama pribadi ataupun orang lain.
  4. Pengurus UPK menerima hadiah, kompensasi pencairan atau lainya yang berupa uang dari kelompok dan masyarakat desa.
  5. Pengurus UPK tidak masuk selama 10 hari berturut – turut  dan atau 20 hari dalam satu tahun tanpa seijin BKAD atau PJOK dan FK.

♦     Katagori Pelanggaran Prosedur

  1. Pengurus UPK tidak melaksanakan tugasnya sesuai dengan tupoksinya.
  2. Pengurus UPK mencairkan dana tidak sesuai keputusan MAD.
  3. Pengurus UPK dalam menjalankan tugasnya mengabaikan aturan yang ada baik yang ditetapkan dalam MAD maupun aturan dalam PNPM-MPd.

 

♦     Kategori Kinerja Rendah

Pengurus UPK tidak mampu merealisasikan target yang telah ditetapkan. Realisasi minimal bagi UPK adalah sekurang – kurangnya 60 % dari target yang telah ditetapkan. Jika realisasi target kurang dari 60 %, maka pengurus UPK dapat dikenakan sanksi berupa surat peringatan dan atau sanksi lain yang diputuskan dalam forum MAD.

Posted 16 Januari 2014 by upk majenang

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: